CRM-миграция с неожиданным финалом

О компании

К нам обратился средний по размеру бизнес с распределённой командой и высокой операционной нагрузкой. Компания активно росла, количество задач и сотрудников увеличивалось, управленческих отчётов становилось всё больше, а прозрачности — всё меньше.

На момент обращения клиент находился в процессе переезда на новую CRM-систему, рассчитывая, что смена инструмента сама по себе решит накопившиеся проблемы с контролем и управлением.

Задача

Формально запрос звучал просто и даже буднично:

Нам нужно выгрузить все данные из старой CRM. Экспорта нет. Сможете спарсить всё?

По факту задача была сложнее, чем казалась на старте.

В системе хранились годы истории: задачи, статусы, комментарии, привязки к сотрудникам, KPI-оценки. Потеря даже части данных означала бы искажение аналитики и конфликт при переходе на новую CRM.

Бизнес-цель клиента была прагматичной — сохранить управляемость при переезде и не «ослепнуть» на переходный период.

Но за этим скрывалась куда более глубокая боль: недоверие к цифрам и постоянное ощущение, что «что-то идёт не так, но непонятно где».

Почему Вебпарсинг.ру?

Клиент выбирал подрядчика, который умеет работать не «по инструкции», а по ситуации:

• Когда нет документации
• Когда система закрытая
• Когда данные разрознены и противоречат друг другу

Наш опыт с 2015 года и фокус на сложных источниках сыграли решающую роль. Мы не обещали «быстро», мы обещали корректно — с контрольными сверками, проверками и воспроизводимым результатом. Именно это и было критично в момент миграции.

Процесс

Работу начали с полной инвентаризации данных: какие сущности есть в системе, как они связаны, где формируется KPI-отчёт и какие поля на него влияют.

Далее — аккуратная, поэтапная выгрузка:

• Задачи
• Статусы и их история
• Сотрудники и роли
• Расчётные показатели

На этапе контрольных сверок мы заметили аномалию.

Часть задач, закрытых сотрудниками, уменьшала их KPI-оценку, а не увеличивала. На уровне интерфейса всё выглядело корректно: задача закрыта — галочка стоит. Но в отчёте такие задачи «работали против» сотрудника.

Это был программный баг, который годами оставался незамеченным.

Причина простая: типов задач было много, эффект размазывался по общей статистике, и вручную отследить его было невозможно. Мы же увидели расхождения, потому что сравнивали «сырые» данные с итоговыми показателями.

Фактически оказалось, что часть сотрудников, которые закрывали сложные и важные задачи, системно оказывались ниже в рейтинге, чем те, кто делал более простую работу.

Для клиента это стало поворотной точкой.

Запрос «просто выгрузить данные» превратился в разговор о качестве управленческих решений.

Результат

Помимо полной и корректной выгрузки данных, клиент получил:

• Выявленный и подтверждённый баг в логике расчёта KPI
• Основание пересмотреть внутренние оценки и управленческие выводы
• Аргументы для диалога с командой без ощущения «я давлю без причины»

Результат №2

После этого клиент согласился на отдельный созвон — уже не про парсинг, а про улучшение будущей CRM-системы.

Одно из предложенных нами решений оказалось ключевым:

Еженедельная автоматическая выгрузка задач по каждому сотруднику с последующей оценкой через GPT.

Мы пошли дальше стандартной аналитики:

• Модель получала не только задачи, статусы и комментарии
• Вместе с командой клиента мы описали бизнес-процессы, типы работ, уровни сложности
• GPT учитывал контекст проекта, а не «сухие» метрики

На выходе клиент стал получать короткие, понятные резюме по каждому сотруднику:

• Чем человек реально занят
• Есть ли зоны риска
• Нужен ли контроль или, наоборот, можно не вмешиваться

Это заменило часы ручного просмотра задач и дало главное — ощущение контроля без микроменеджмента.

Я пришёл за выгрузкой данных, а в итоге перестал проверять сотрудников каждый день и впервые за долгое время почувствовал, что могу заниматься стратегией

Виктор Громов
Операционный директор ГК «Альянс»

Мы продолжаем сотрудничество. Более того, клиент порекомендовал нас партнёру в параллельном бизнесе, где мы также нашли необычное решение — внедрили автоматический контроль RRC.